Три способа применения системы KPI
Ключевые показатели эффективности — это точный цифровой инструмент измерения степени реализации поставленных перед компанией или сотрудником целей.
Система KPI на практике сегодня формируется в рамках:
- необходимости достижения стратегических целей компании,
- реализации в компании технологии сбалансированного управления,
- использования существующих в компании бизнес-процессов.
- Достижение стратегических целей компании — это основной «классический» способ использования KPI, он применяется в большинстве средних и крупных компаний.
При этом варианте вначале разрабатываются миссия, видение и стратегия компании. Формируются стратегические цели, которые затем каскадируются (передаются) с верхнего уровня компании на нижние. Вначале цели компании декомпозируются (разбиваются) на цели ее крупных подразделений – филиалов и департаментов. Далее цели филиалов и департаментов декомпозируются на цели цехов и отделов, являющихся структурными единицами этих филиалов и департаментов. И, наконец, цели цехов и отделов декомпозируются на индивидуальные цели работников этих цехов и отделов. Полный набор целей отображает стратегию компании. Всем целям устанавливаются определенные количественные и временные характеристики, таким образом, они приобретают черты KPI. Благодаря системе KPI деятельность всех подразделений и сотрудников компании сфокусирована на достижение ее стратегических целей. Система KPI, как бы, «цементирует» человеческий потенциал компании в интересах решения стратегических вопросов.
- Реализация технологии сбалансированного управления — применяется в крупных компаниях
Технология сбалансированного управления (Balanced ScoreCard, BSC) – это более современный и продвинутый механизм превращения стратегии компании в последовательность действий, направленных на достижение целей, поставленных на всех ее уровнях. BSC эффективно приводит поведение огромного числа сотрудников в соответствие с задачами поставленными руководством компании. Лишь крупные компании, имеющие мощные программные продукты, учитывая объем обрабатываемой информации, смогут успешно использовать сбалансированную систему показателей. Основная цель BSC заключается в сбалансированном развитии организации в разрезе четырех основных направлений: финансы, клиенты, внутренние бизнес-процессы, обучение и развитие персонала. Баланс в технологии BSC носит многоплановый характер. Он должен учитывать внутренние и внешние аспекты деятельности компании, прошлые и будущие результаты, а также интересы акционеров, руководства организации и персонала. Технологию сбалансированного управления можно реализовать лишь при условии использования сбалансированной системы KPI. Только KPI позволяют успешно трансформировать миссию и стратегию в систему четко поставленных задач, которые обеспечат сбалансированное развитие крупной компании.
- Использование существующих бизнес-процессов — основной способ применения системы KPI в малом бизнесе
Малый бизнес не фокусирует все свое внимание на разработке миссий и стратегий. Ему необходимо ежедневно работать в режиме «выживания» и стратегическая цель у него одна – обеспечить безубыточность своей деятельности. Большой удельный объем бизнес-процессов в малом бизнесе занимают продажи. Типовые ключевые показатели эффективности продавцов (их не более десяти) хорошо всем известны. Также известны типовые KPI административного и вспомогательного персонала.
Но, к сожалению, почти вся литература по KPI, в том числе посты в Интернете, говорит о том, что формирование этой системы управления и мотивации необходимо начинать со стратегии и BSC. На самом деле, такое мнение лишь тормозит внедрение самой продвинутой на сегодня системы повышения результативности бизнеса – системы KPI. Начинать нужно буквально сегодня (исходя из существующих бизнес-процессов) с постановки целей для отдельных исполнителей, затем постепенно «раскатывать» эту систему по всей организации. Ну, а когда придет время и возможности для выработки миссий и стратегий, то придется просто скорректировать ранее поставленные сотрудникам KPI и привести их в соответствие со стратегическим целями компании.