Система KPI для бэк-офиса и бережливые технологии

Внедрение системы мотивации в организации при помощи установления работникам ключевых показателей эффективности часто сталкивается с трудностями установления KPI для сотрудников вспомогательных подразделений компании, не участвующих непосредственно в работе с клиентами и, соответственно, прямо не влияющих на получение доходов. Это бухгалтеры, экономисты, специалисты по работе с персоналом, юрисконсульты и т.д.

Приходится изобретать совсем не актуальные и трудно контролируемые показатели типа «Количество отправленных учетных документов» или «Количество проведенных телефонных интервью с соискателями на должность».

Отличным решением этой проблемы является внедрение в компании элементов такой замечательной технологии как бережливое производство и премирование сотрудников бэк-офисов, и не только их, по результатам предложенных ими бережливых мероприятий.

Сам термин «бережливое производство» появился в научном и практическом менеджменте в конце прошлого столетия. Эта технология начала реализовываться в японских автомобилестроительных корпорациях, а сейчас постепенно завоевывает весь мир.

Суть бережливой философии заключается в том, что каждая организация имеет, с точки зрения расходов, как бы своего виртуального двойника. Виртуальный двойник – это такая условная организация, расходы, которых складываются из потерь, возникающих вследствие неверных управленческих решений, неоптимальных бизнес-процессов, некачественного подбора сотрудников, большого количества ручных операций, неудовлетворительной организации и дисциплины труда, ошибок при планировании и контроле и т.д. в реальной организации. Список потерь можно продолжать до бесконечности.

Если расходы виртуального двойника достигают определенной критической черты, то реальная организация прекращает свою деятельность. Следовательно, основной задачей компании с точки зрения ее эффективности является минимизация потерь. А это можно сделать лишь благодаря усилиям всех работников компании, включая сотрудников бэк-офиса, поскольку только они смогут детально идентифицировать на своих рабочих местах окружающие их потери.

Для того, чтобы заинтересовать работников компании в стремлении распознавать потери в рамках своих компетенций, рационально интерпретировать их и внести дельные предложения по устранении и предлагается применять мотивацию через KPI.

Пошаговая схема мотивации бережливой технологии при помощи KPI такова:

• сотрудникам подразделений компании, включая бэк-офис устанавливают, в качестве одного из трех или четырех KPI, показатель «Внесение предложений по выявлению и снижению потерь» с определенным весом,
• в конце премиального периода (месяц, квартал) специально созданной в организации комиссией всесторонне анализируется выполнение этого показателя,
• если комиссия считает, что внесенное работником бережливое предложение заслуживает внимания, то премия ему по этому показателю сразу начисляется и выплачивается,
• все предложения аккумулируются в «банке идей» и составляются планы их внедрения,
• после реализации предложения и получения фактического финансового результата от минимизации потери работнику выплачивается единовременная премия, размер которой зависит от ряда параметров (величина достигнутой экономии, участие работника в этих мероприятиях и др.).

Отличие мотивации бережливых технологий при помощи  KPI от мотивации путем стимулирования рационализаторских предложений заключается в том, что сотрудники при таком подходе будут обязаны непрерывно (а не периодически) искать возможность снижать потери на своих рабочих местах. Другими словами, работник должен постоянно «включать голову» и избавляться от «зашоренности глаз» в части выявления потерь.