Гарантии при направлении работников в служебные поездки

Гарантии при направлении работников в служебные поездки определены в статье 168.1 Трудового кодекса РФ.

Служебная поездка – это поездка работника по распоряжению работодателя в ходе которой работником выполняются определенные служебные задачи.
Трудовым законодательством определены четыре типа служебных поездок. Это поездки связанные с работами:
• осуществляемыми в пути,
• имеющими разъездной характер,
• имеющими экспедиционный характер,
• выполняемыми в полевых условиях.
Работа в пути отличается тем, что у работника, как правило, отсутствует возможность ежедневного возвращения к месту жительства. К таким работам, например, относятся работы, выполняемые работниками почтовых вагонов по ходу движения железнодорожного транспорта.
Работа, имеющая разъездной характер, как правило, трактуется как работа, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или от одного населенного пункта к другому, при этом работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту жительства.
Поездки, имеющие экспедиционный характер осуществляют работники занятые перевозкой груза транспортом по договорам транспортной экспедиции.
В полевых условиях выполняются геологоразведочные, поисковые, геофизические, гидрогеологические, топографические, буровые работы.
Работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебными поездками. К таким расходам относятся:
• расходы по проезду,
• расходы по найму жилого помещения,
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства,
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Законодательством не установлены порядок и размеры по возмещению расходов при направлении в служебные поездки, поэтому конкретный их размер и порядок возмещения определяется организацией самостоятельно при наличии финансовых возможностей. При этом в качестве минимальных (гарантированных) норм принимаются нормы установленные Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет федерального бюджета».
Документами организации, в которых определяются порядок и размеры возмещения расходов на служебные поездки могут быть коллективный договор, соглашения, локальные нормативные акты, трудовые договора.
Расходы по проезду возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами. При отсутствии проездных документов возмещение, как правило, производится в размере минимальной стоимости проезда:
— железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
— водным транспортом – в каюте 3 категории речного судна всех линий сообщения;
— автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.
Расходы по найму жилого помещения возмещаются только по фактическим расходам, которые должны быть подтверждены соответствующими документами.
Предельный размер расходов по найму жилого помещения определяется внутренним документом организации.
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, а это могут быть суточные или полевое довольствие, также регламентируются внутренними документами организации.
Согласно п.3 ст.217 Налогового кодекса РФ и Федеральному закону от 24.07.2007 №216-ФЗ не облагаются налогом на доходы физических лиц компенсационные выплаты, связанные с командировочными расходами, в том числе:
— суточные, не более 700 рублей за каждый день,
— расходы на проезд до места назначения и обратно,
— расходы по найму жилого помещения.
Данные расходы должны быть фактически произведены и документально подтверждены.
Кроме этих расходов не подлежат налогообложению иные расходы, произведенные с разрешения работодателя. В состав таких расходов входят:
— сборы за услуги аэропортов,
— комиссионные сборы,
— расходы на проезд в аэропорт или на вокзал,
— расходы на провоз багажа,
— расходы по оплате услуг связи.