Положение об использовании работниками Организации личных автомобилей и мотоциклов для служебных поездок

Опубликовано автором

1. Общие положения

Настоящее Положение устанавливает единый порядок использования работниками личных автомобилей и мотоциклов для служебных поездок, а также единый порядок выплаты компенсации работникам за использование их личных автомобилей и мотоциклов в интересах Организации.
Положение разработано в соответствии:
• со статьей 188 Трудового кодекса РФ,
• с письмом Минфина РФ от 21.07.1992г. №57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок»,
• с постановлением Правительства РФ от 08.02.2002г. №92 «Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».
Целью использования работниками своих личных автомобилей и мотоциклов является увеличение личной эффективности деятельности в рамках функций установленных для данного структурного подразделения Организации.
Работник может использовать личный автомобиль и мотоцикл в производственных целях при наличии определенных условий. При этом он получает компенсацию за использование транспорта и приобретение горюче-смазочных материалов.

2. Условия использования личного транспорта.

Личные автомобили и мотоциклы разрешается использовать для служебных поездок в случае такой целесообразности при одновременном наличии следующих условий:
• наличие должностной инструкции работника, устанавливающей необходимость выполнения должностных обязанностей в режиме постоянных служебных разъездов в рамках определенной территории региона,
• наличие заявления работника на имя руководителя Организации с просьбой разрешить ему использование в служебных целях его личного транспорта. Заявление предварительно согласовывается непосредственным руководителем работника и сотрудником Организации, координирующим работу транспорта.
• наличие дополнительного соглашения к трудовому договору в письменной форме, определяющего использование личного транспорта,
• наличие приказа руководителя Организации разрешающего конкретному работнику, занимающему должность, предназначенную для выполнения работы в режиме разъездов, использование своего личного транспорта в производственных целях,
• наличие средств в бюджете, предназначенных для компенсации за использование личного транспорта.
Для заключения дополнительного соглашения работник должен предоставить в подразделение по работе с персоналом Организации следующий пакет документов:
• паспорт транспортного средства,
• свидетельство о государственной регистрации транспортного средства,
• водительское удостоверение с открытой категорией на право управления транспортом данной категории,
• действующую медицинскую справку установленного образца,
• документ, подтверждающий прохождение транспортом технического осмотра (ТО),
• полис ОСАГО.
Если работник не является собственником транспортного средства, то в пакете документов должна присутствовать доверенность на управление данным транспортом.
Копии документов, предоставленных Работником для заключения Дополнительного соглашения, хранятся в подразделении по работе с персоналом Организации.

3. Выплата компенсации, основание и размеры

Компенсация за использование личного транспорта предназначена для учета возмещения затрат работника, связанных с износом автомобиля или мотоцикла, с его техническим обслуживанием и текущим ремонтом, а также с возмещением расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.
Устанавливаются следующие размеры компенсаций за использование личного транспорта:
• легковые автомобили – 400 рублей за каждый отработанный день (но не более 8 000 рублей в месяц),
• мотоциклы – 200 рублей за каждый отработанный день (но не более 4 000 рублей в месяц).
Непосредственный руководитель работника обязан ежедневно вести учет отработанных дней его сотрудниками с привлечением личного транспорта.
Основанием для выплаты компенсации является справка непосредственного руководителя работника о количестве дней работы с привлечением личного транспорта, согласованная начальником данного структурного подразделения.
Справка-расчет представляется ежемесячно (до 3 числа месяца следующего за отчетным) в подразделение по работе с персоналом для подготовки приказа о выплате компенсации.
За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда транспорт не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

4. Обеспечение безопасной эксплуатации личного транспорта

Работник обязан поддерживать принадлежащее ему и используемое для служебных разъездов транспортное средство в надлежащем техническом состоянии, а также обеспечивать его нормальную и безопасную эксплуатацию.
Работник самостоятельно несет ответственность за соблюдение Правил дорожного движения.
Расходы, связанные с ущербом, причиненным транспортному средству работника при выполнении им своих трудовых функций, ложатся на работника в соответствии с действующим законодательством, т.к. он является владельцем источника повышенной опасности и осуществляет управление им.
Ответственность за вред, причиненный транспортным средством работника 3-му лицу во время исполнения работником своих трудовых функций, возлагается на работника в соответствии с действующим законодательством, т.к. он является владельцем источника повышенной опасности и осуществляет управлении им.

5. Налогообложение компенсационных выплат за использование личного автомототранспорта в интересах Организации

Налог на прибыль
Расходы на компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, в пределах норм, установленных Правительством РФ. Указанные нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 №92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Согласно Постановлению в целях налогообложения размер ежемесячной компенсации для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. составляет 1200 руб. в месяц, при объеме двигателя свыше 2000 куб. см. – 1500 руб. в месяц. Размер ежемесячной компенсации для мотоциклов составляет 600 руб. в месяц.
Расходы на компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей, превышающие указанный размер, не включаются в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль.
НДФЛ и ЕСН
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
В соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ не подлежат налогообложению ЕСН все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Таким образом, компенсация за использование личного автотранспорта в служебных целях не облагается НДФЛ и ЕСН.