Делопроизводственное и информационное обеспечение

   Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) — это совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням управления вплоть до передачи в другие подразделения и сдачи в архив.
Требования к оформлению документов базируются на нормативно-правовой базе делопроизводства, которая представляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.
Структура законодательной и нормативной базы кадрового делопроизводства.
1. Законы Российской Федерации.
2. Указы Президента РФ, постановления Правительства РФ: нормативная документация, в соответствии с которой оформляются документы; нормативная документация по организации делопроизводства; нормативная документация по организации архивного хранения документов; Методические документы организаций, местных органов исполнительной власти по кадровому делопроизводству.
3. Нормативные акты Госстандарта РФ, министерств, ведомств, федеральных органов исполнительной власти.
Приведем некоторые из важнейших нормативно-правовых актов, оговаривающих правила, требования, регламентирующие кадровое делопроизводство:
1) Гражданский кодекс РФ (ч. 1 и 2);
2) Трудовой кодекс РФ;
3) государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;
4) Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации № 68 от 27.11.2000 г.;
5) ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
6) общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 -93;
7) альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате;
8) основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах;
9) перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Основными делопроизводственными функциями службы управления персоналом организации являются:
1) разработка и оформление необходимой кадровой документации (плановой, первично-учетной, отчетно-статистической, по социальному обеспечению, организационно-распорядительной);
2) своевременная обработка поступающей документации по персоналу;
3) регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу (в т.ч. конфиденциальных документов);
4) разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;
5) доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;
6) контроль за исполнением документов;
7) размножение документов по кадровым вопросам;
8) подготовка кадровых документов к сдаче в архивы (организации, ведомственный, государственный).
Эффективность функционирования системы управления в значительной степени зависит от информационной базы.
Информационное обеспечение — совокупность данных о состоянии управляемой системы и тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников, в окружающей их производственной и социальной среде.