Внедрение в организации системы бюджетирования

    При внедрении в компании системы бюджетирования необходимо сначала описать действующую на настоящий момент систему финансового планирования и контроля, поскольку, как правило, в компании уже существуют те или иные элементы бюджетирования

Для этого необходимо выбрать формат описания системы бюджетирования и последовательно придерживаться его. После этого необходимо оценить эффективность действующей системы бюджетирования, выявить узкие места и сформировать программу мероприятий по доработке системы.
Общая схема постановки бюджетирования может состоять из четырех частей:
Часть I. Описание действующей системы бюджетирования.
Часть II. Оценка, анализ и доработка действующей системы бюджетирования. Разработка «Положения о системе бюджетирования», включая планирование и отчетность.
Часть III. Разработка алгоритма финансового планирования (бюджетирования) компании.
Часть IV. Контроль исполнения регламента бюджетирования.
Примерный формат описания системы бюджетирования может включать следующие составляющие:
— организационная структура;
— финансовая структура;
— бизнес-процессы;
— операционные бюджеты;
— финансовые бюджеты;
— постатейный регламент бюджетирования;
— временной регламент бюджетирования;
— организационный регламент бюджетирования.
Практика показывает, что постановку бюджетирования приходится начинать не с анализа финансовых отчетов и расчетов бюджетов и планов компании и ее подразделений, а с наведения элементарного организационного порядка в компании. Часто случается так, что руководители компаний не могут даже точно сказать, сколько у них видов деятельности, на которых компания зарабатывает деньги, или кто из сотрудников какие функции выполняет. А поскольку бюджетирование — в том числе и административная процедура, необходимо четко прописать все регламенты и назначить ответственных за выполнение функций, связанных с поддержанием этой деятельности. Но это трудно сделать, если не иметь начального описания.
Поэтому первым шагом постановки бюджетирования является разработка бизнес-модели организационной структуры, содержащей в себе описание направлений деятельности фирмы, функций, структурных звеньев и распределение функций внутри компании. Это своего рода управленческая инвентаризация.
На втором этапе разрабатывается бизнес-модель финансовой структуры компании, содержащая в себе схему центров финансового учета и их организационный состав. На этом этапе нужно понять, какие подразделения или группы подразделений будут рассматриваться как центры финансовой ответственности (профит-центры). По центрам финансовой ответственности могут отдельно вестись финансовые бюджеты (БДР, БДДС). Кроме центров прибыли в компании могут быть центры дохода, то есть подразделения, несущие ответственность за доходную часть и не отвечающие за затраты, связанные с производством или закупкой продукции. Примером центра дохода может быть отдел сбыта в линейно-функциональной организационной структуре. В компании также могут присутствовать и центры затрат, то есть подразделения, которые, как правило, обеспечивают поддержку
Какие службы должны быть задействованы в процессе бюджетирования? Насколько возрастет нагрузка на руководителей и специалистов компании? Нужно ли будет проводить структурные изменения в компании?
Принципиальной особенностью современной технологии постановки бюджетирования является обучение руководителей и специалистов компании, так как в процессе бюджетирования будут принимать участие практически все подразделения. Немаловажный фактор успешного внедрения бюджетирования — компьютерная система поддержки процессов моделирования регламентов системы бюджетирования. Такая система позволяет хранить информацию об архитектуре и регламентах бюджетирования, создавать новые бизнес-модели и т. д. И завершающее звено внедрения бюджетирования — задание бюджетных регламентов, определяющих форматы бюджетов, последовательность их формирования, утверждения, анализа, корректировки, где прописано, кто и что делает в части бюджетирования. Все это должно находить отражение в организационных документах:
— «Положении об организационной структуре компании»;
— «Положении о финансовой структуре компании»;
— «Положении о бюджете доходов и расходов»;
— «Положении о бюджете движения денежных средств».
После построения архитектуры и регламентов бюджетной системы завершающим этапом внедрения бюджетирования является автоматизация процессов составления и анализа исполнения бюджетов, то есть настройка основных параметров исполнительной (расчетной) системы на утвержденные регламенты процессов бюджетирования.