Составление бюджета расходов на персонал

   Все чаще и чаще службы управления персоналом организаций уже сами планируют расходы на персонал. С составления бизнес-плана расходов на персонал и начинается процесс бюджетирования

Бизнес-план позволяет:
• выстроить стратегию работы HR-подразделения с учетом целей компании;
• определить бюджет расходов на персонал и защитить его перед руководством;
• спрогнозировать, насколько достижимы цели компании при эффективном развитии ее персонала;
• презентовать план работы специалиста по управлению персоналом другим менеджерам компании;
• разработать план действий службы персонала в зависимости от существующей бизнес-стратегии;
• сформировать необходимые взаимоотношения с окружающей социальной средой, что особенно актуально для градообразующих предприятий;
• сделать прозрачной работу с персоналом для учредителей;
• оценить стоимость компании.
Работе над бизнес-планом предшествует составление и утверждение бюджетов. При разработке и утверждении бюджета расходов на персонал могут возникнуть определенные трудности. Например, непросто бывает убедить руководство компании выделить финансовые ресурсы в необходимом объеме и закрепить соответствующие статьи расходов в бюджете. Кроме того, довольно сложно предусмотреть непредвиденные затраты, а при долгосрочном планировании цена ошибки велика.
Хочется отметить, что ответственность за расходы на персонал не всегда ложится на плечи руководителя кадровой службы. В зависимости от политики управления на предприятии эти полномочия могут делегироваться линейным руководителям, а директор по персоналу в этом случае контролирует и корректирует эти расходы.
Перед утверждением бюджета расходы на персонал согласовываются с руководителями среднего и верхнего уровней. Желательно также оценить проект с точки зрения предполагаемых инвестиций совместно с финансовым директором. Это особенно важно, если в компании не нормируется величина затрат на персонал.
Согласование бюджета позволяет:
• убедиться, что видение менеджера по персоналу совпадает с планами руководителей;
• проверить, что все их заявки учтены;
• вовлечь руководителей в процесс работы с персоналом;
• разделить ответственность управления кадрами между прямыми руководителями и менеджерами по персоналу;
• получить поддержку перед защитой бюджета у директора или финансового директора;
• снизить сопротивление руководителей при реализации бизнес-проекта.
На разных предприятиях полномочия и зоны ответственности директоров по персоналу различны. Чаще всего менеджеру по персоналу делегированы полномочия по формированию и управлению следующими статьями затрат:
• фонд оплаты труда: фиксированная часть заработной платы, бонусы, премии, оплата труда совместителей;
• социальные программы фирмы: социальный пакет, материальная помощь, внутрифирменные мероприятия;
• стоимость привлечения, увольнения, ротации персонала;
• оборудование новых рабочих мест;
• обучение и развитие персонала;
• оценка, аттестация сотрудников;
• командировочные расходы в связи с обучением, оценкой или аттестацией, стажировкой;
Для прогнозирования расходов удобно опираться на планы по работе с персоналом, которые могут иметь разные форматы.
Начинать лучше с долгосрочного планирования. Контрольных точек исполнения бюджета может быть несколько (еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные). Важно помнить, что грамотное планирование и соблюдение бюджета — ключевые критерии эффективности работы службы персонала в компании.
Такие или подобные форматы кадрового планирования можно предложить заполнить руководителям подразделений и топ-менеджерам перед утверждением бюджета. Полученные планы позволят уточнить, под какие задачи руководители набирают персонал, что ожидают от компании сотрудники, прошедшие тот или иной курс обучения, и как эти ожидания, по мнению руководителей, могут отразиться на повышении производительности труда организации. Обычно такой опрос занимает семь-десять дней.
Сведение информации от линейных руководителей и топ-менеджеров — самый трудоемкий процесс в технологии разработки бюджета расходов на персонал. При наличии сводных проектов планов затрат на персонал необходимо спрогнозировать стоимость услуг по найму, обучению и другим статьям расходов, учесть временной фактор, виды оплаты (наличный, безналичный).
Как показывает практика, часть планируемых расходов на персонал подвергается сокращению.
После утверждения генеральным директором общего бюджета предприятия у службы персонала появляются закрепленные статьи расходов на персонал. С этого момента руководитель HR-направления может принимать решения в рамках своего бюджета и нести ответственность за его исполнение.
Описанная схема работы с бюджетом расходов на персонал подойдет фирмам численностью до 200 человек. В более крупных компаниях этими расходами распоряжаются руководители. Предложенные форматы кадрового планирования универсальны для любой компании независимо от ее численности и уровня бизнеса