Общение с сотрудниками, как важный элемент управления по целям
За последние годы процедура, именуемая как «общение с сотрудниками», все чаще используется в компаниях. В основе «общения с сотрудниками» лежат четкие правила, которые служат согласованию целей сотрудников.
В начале обговариваются возможные проблемы и трудности в процессе достижения целей. Затем оценивается деятельность сотрудников, принимаются во внимание желания и просьбы, выявляются возможности карьерного роста. В любом случае, люди, которые участвуют в процедуре «общение с сотрудниками», а это могут быть как начальники, так и сотрудники, должны структурировать и подготавливать общение. Необходимо заранее определить ожидаемые результаты. Задания должны быть запланированными и значимыми для точного определения ясности будущих целей и корректировки целей при следующем обсуждении.
Цель компании в процедуре «общения с сотрудниками» — это согласование мероприятий по достижению целей компании. Сотрудникам предлагается самим определить возможность постановки задания. Причем некоторые идеи сотрудников принимаются в дальнейшем во внимание. Например, сотрудники имеют возможность обсудить с начальством свой профессиональный рост.
Если после процедуры «общения с сотрудниками» руководители отказываются от формального оценивания производительности, то сотрудники не должны чувствовать себя «ущемленными» и могут активно и продуктивно участвовать в общении.
Но могут возникать проблемы при «общении с сотрудниками» если согласовывается большое количество целей, при этом цели сотрудников не принимаются во внимание, или если сотрудники не имеют ни идеи, ни цели. Возможно также, что коммуникативные цели руководителей могут быть ошибочными, если, например, персонал поздно информируют или если он не получает адекватной обратной связи о результатах беседы.
Так, иногда в общении с сотрудниками вместо согласования целей обсуждались задания. Порой не всегда удавалось четко определить конкретные цели и подцели, что позволяло дать только «приблизительную» оценку достижения цели. Возможно появление следующих проблем: часто происходит оценка приоритетных целей. Однако оценка приоритетности целей не является их согласованием. Обсуждения, направленные на согласование цели, предполагают прямые диалоги и обратную связь. Цель можно обсудить в динамике одной беседы. В этих случаях речь идет о направленности цели, а не о путях ее реализации. Иногда партнеры по согласованию не равноправны, «одни руководят, другие подчиняются».
Согласование может проходить в малых группах или же в отделах. Для этого не требуются коммуникативные и социальные умения сотрудников. И, наконец, часто не обсуждаются критерии оценивания достижения цели.
Как правило, общение с сотрудниками является двухсторонним. С одной стороны, обсуждаются действия сотрудников в прошлом, с другой стороны, устанавливаются цели на перспективу. Обсуждение с сотрудниками осуществляется в письменной форме. У руководителей есть данные о личности сотрудников (например, уровень их способностей, знаний, нагрузка, профессиональные действия, ориентация на команду, чувство ответственности); учитывая эти факторы, осуществляется согласование и достижение цели.
Что касается перспектив исполнения, то начальник и подчиненный обсуждают те аспекты работы, которые могут быть успешными. Цели, которых необходимо достичь за определенный промежуток времени, должны согласовываться и протоколироваться, причем должно существовать различие между обязательными целями и второстепенными целями. После того, как проведено согласование целей на год, необходимо (приблизительно через полгода) провести промежуточную оценку состояния дел и выяснить, какую обратную связь можно использовать для успешного выполнения работы и требуемой коррекции.
Разговор же о результатах выполнения всей работы должен осуществляться по истечении года, когда необходимо отметить результаты достижения цели и причины недостижения отдельных целей, возможности улучшения, а также коррекцию ошибок. Кроме того, руководители отделов сбыта должны информировать сотрудников о возможностях обучения.
Затем устанавливаются цели на следующий период, согласовываются распоряжения, которые фиксируются в письменной форме. Процедура «общения с сотрудниками» положительно оценивается сотрудниками. Большая часть из них признает, что данные беседы полезны и что ясное понимание цели побуждает к активным действиям.