Организация бюджетного процесса

Основной бюджет — это финансовое, количественно определенное выражение маркетинговых и производственных планов, необходимых для достижения поставленных целей.

Когда предприятие не имеет основного бюджета, оно теряет заметную часть своих доходов, так как не знает предполагаемых объемов продаж, своих покупателей и рынков сбыта продукции. Соответственно, подготовку основного бюджета необходимо начинать с прогноза объема продаж — это позволит если не избежать указанных потерь, то, по крайней мере, минимизировать их. В то же время, если предприятие грамотно подготовит основной бюджет, но не будет регулярно контролировать его выполнение, это также может привести к значительным потерям. Причина — не только отклонения прогнозных продаж от фактических, но также изменения в затратах, состоянии оборотных средств и, следовательно, потоке денежных средств.
Основной бюджет состоит из нескольких документов, каждый из которых сам по себе является самостоятельным бюджетом.
1. Плановые сметы (операционные бюджеты) основных бизнес-процессов.
2. Прогноз отчета прибылей и убытков.
3. Прогноз отчета о движении денежных средств.
4. Прогноз балансового отчета.
Каждый документ является необходимым, но недостаточным условием для признания бюджета удовлетворительным, то есть годным для достижения поставленных целей. Для анализа качества бюджета важно рассматривать все бюджетные документы в комплексе.
С точки зрения последовательности подготовки документов для составления основного бюджета весь процесс может быть условно разбит на две части, каждая из которых является законченным этапом планирования.
1. Подготовка операционных бюджетов.
2. Подготовка финансовых бюджетов.

Основной бюджет как правило состоит из:
• бюджета продаж;
• бюджета производства;
• бюджета производственных запасов;
• бюджета прямых затрат на материалы;
• бюджета производственных накладных расходов;
• бюджета прямых затрат на оплату труда;
• бюджета коммерческих расходов;
• бюджета управленческих расходов.
Операционные бюджеты консолидируются и образуют финансовые бюджеты:
• бюджет доходов и расходов;
• бюджет движения денежных средств;
• бюджет по балансовому листу;
• инвестиционный бюджет.
В подготовке бюджетов могут участвовать разные службы компании. Бюджет продаж и бюджет коммерческих расходов могут делать службы маркетинга. Оставшиеся шесть бюджетов готовит планово-экономическая служба. При этом необходимо отметить связь между отделом маркетинга и планово-экономической службой. Отдел маркетинга составляет бюджеты продаж и коммерческих расходов, после чего передает подготовленные бюджеты в планово-экономическую службу, а служба уже сводит первый из трех финансовых документов основного бюджета — прогноз отчета о прибылях и убытках.
Существует также тесная связь между планово-экономической службой и финансовым отделом: служба делает не весь отчет о прибылях и убытках, а только его часть (до вычисления операционной прибыли), после чего передает данный документ в финансовый отдел, и уже там он доводится до завершения. Кроме того, финансовый отдел подготавливает и оставшиеся два документа основного бюджета — прогноз движения денежных средств и прогноз баланса.
Управление бюджетированием начинается с назначения директора по бюджету: он отвечает за подготовительный процесс, стандартизацию проектных форм, сбор и сопоставление данных, проверку информации и предоставление отчетов. Директором по бюджету обычно назначается финансовый директор (вице-президент по финансам): он выступает в качестве штатного эксперта и координирует действия отделов.
Комитет по бюджету (обычно) — это составленная из руководителей верхнего звена консультативная группа, которая может включать и внешних консультантов. Это постоянно действующий орган, который занимается тщательной проверкой стратегических и финансовых планов, дает рекомендации, разрешает разногласия и оперативно вносит коррективы в деятельность компании.
Комитет по бюджету — несколько узкое название данного органа управления, на самом деле его функции могут быть гораздо шире и затрагивать вопросы стратегии развития компании. В этом случае, как часто бывает на западных предприятиях, данное структурное подразделение может быть названо «группой стратегического планирования» или «группой финансового анализа и планирования» и т. д.
«Руководство по бюджету» — это набор инструкций, отражающих политику, организационную структуру предприятия, разделение прав, обязанностей и ответственности исполнителей; эти инструкции выполняют роль свода правил и рекомендаций для составления бюджетных программ. В инструкциях должно излагаться, что, когда, как и в какой форме нужно делать.