Учет рабочего времени
Учет рабочего времени необходим для определения продолжительности рабочего времени для установления вознаграждения и контроля за соблюдением правил распорядка рабочего дня. Учет рабочего времени может быть поденным, недельным и суммированным.
Поденный учет рабочего времени применяется в тех случаях, когда дневная продолжительность рабочего времени постоянна и предусматривает подсчет отработанного времени в течение каждого дня. При поденном учете взаимозачет переработки в течение одного дня и недоработки в другие дни не допускается. Если ведется недельный учет рабочего времени, должно выполняться правило: в пределах одной недели соблюдается установленная продолжительность рабочего времени, причем в один день может быть отработано больше (по сравнению с нормой) часов, а в другой — меньше.
Суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ) применяется, как правило, в организациях в целом или при выполнении отдельных видов работ, где по условиям производства или работы не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени (на предприятиях или производствах с непрерывным циклом, при установлении сменного режима работы, при вахтовом методе организации работы, на транспорте и др.). Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка.
В основе суммированного учета рабочего времени лежат нормы рабочего времени, рассчитанные на определенные периоды (на месяц, квартал и т.д., но не более чем на календарный год), называемые учетным периодом, исходя из нормальной (или сокращенной) продолжительности рабочего времени. Недоработка или переработка часов по сравнению с дневной (недельной. месячной, квартальной) нормой рабочего времени компенсируется в последующие дни (недели, месяцы, кварталы). Норма рабочего времени на учетный период рассчитывается по общеустановленным правилам исходя из общеустановленной (40 часов в неделю), уменьшенной или сокращенной продолжительности рабочего времени.
На день увольнения работника, которому установлен суммированный учет рабочего времени, необходимо сравнить нормальное количество часов, приходящихся на отработанный работником период (по графику 5-дневной рабочей недели для установленной в организации продолжительности рабочего времени), и фактическое количество отработанных часов. В случае превышения количества фактически отработанных часов над нормой «лишние» часы должны быть оплачены в повышенном размере как сверхурочные.
На день увольнения работника, которому установлен суммированный учет рабочего времени, необходимо сравнить нормальное количество часов, приходящихся на отработанный работником период (по графику 5-дневной рабочей недели для установленной в организации продолжительности рабочего времени), и фактическое количество отработанных часов. В случае превышения количества фактически отработанных часов над нормой «лишние» часы должны быть оплачены в повышенном размере как сверхурочные.
Для учета использования рабочего времени всех категорий работников и контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду организации должны вести Табель учета рабочего времени (форма № Т-12 или Т-13). Формы № Т-12 (Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда) и Т-13 (Табель учета рабочего времени) утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и могут использоваться в организациях всех форм собственности.
Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом. Заполненный Табель подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию, где на его основе рассчитывается заработная плата. Затраты рабочего времени учитываются в Табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).
Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом. Заполненный Табель подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию, где на его основе рассчитывается заработная плата. Затраты рабочего времени учитываются в Табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).
Для отражения использования рабочего времени за каждый день в Табеле (форма № Т-12 или Т-13, графы 4, 6) отведены две строки: верхняя — для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени и нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.
При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в графах верхней строки Табеля проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
Отметки в Табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании оформленных надлежащим образом документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.
Очевидно, что Табель должен содержать максимально полную информацию об использовании рабочего времени работником. При необходимости в унифицированную форму Табеля могут добавляться дополнительные графы и строки. В соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 не допускается лишь удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм.
В каких случаях требуется введение дополнительных строк или граф в Табель, определяет каждая организация самостоятельно. Так, например, дополнительные строки необходимы в случаях, когда не только следует отразить продолжительность рабочего дня (смены), но и указать, что определенная часть рабочего дня (смены) отработана в ночное время, сверхурочно.
Целесообразно внести в Табель дополнительные строки для отражения времени, фактически отработанного работником на работах с тяжелыми, вредными и (или) опасными условиями труда. В частности, это поможет более точно определить и подтвердить стаж работника, дающий ему право на получение дополнительного отпуска за работу в указанных выше условиях. В счет времени, проработанного во вредных условиях труда, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, предусмотренного для работников данного производства, цеха, профессии или должности (п. 12 Инструкции о порядке применения Списка, утверждений постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 № 273/П-20; см. с. 211).
В основной строке Табеля при этом можно проставлять общую продолжительность рабочего времени (т.е. времени, в течение которого работник выполнял свои трудовые обязанности), а в дополнительной строке — время работы тяжелых, вредных и (или) опасных условиях труда. При необходимости могут быть использованы дополнительные условные обозначения для отражения в Табеле необходимой информации.
Например, работодатель вправе ввести соответствующее обозначение для чтобы отражать в Табеле опоздание на работу, уходы с работы до окончания рабочего дня. Хотя, в этих случаях логичнее просто отражать в табеле количество фактически отработанных часов за вычетом времени, пропущенного в связи с опозданием на работу и т.п.
К условным обозначениям, утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, не относятся также коды для обозначения времени, отработанного в режиме ненормированного рабочего дня.
Типичные нарушения при учете рабочего времени:
1. Табель не ведется.
2. Табель ведется не в месте фактического выполнения работником трудовых обязанностей.
3. В Табеле не отражаются дни отсутствия работника на рабочем месте в связи с командировкой.
4. В Табеле не отражаются дни отсутствия на рабочем месте работника,
находящегося в отпуске.
5. Табель «закрывается» за несколько дней до окончания месяца.
6. Табель не отражает количество времени, действительно отработанного работником.
При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в графах верхней строки Табеля проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
Отметки в Табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании оформленных надлежащим образом документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.
Очевидно, что Табель должен содержать максимально полную информацию об использовании рабочего времени работником. При необходимости в унифицированную форму Табеля могут добавляться дополнительные графы и строки. В соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 не допускается лишь удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм.
В каких случаях требуется введение дополнительных строк или граф в Табель, определяет каждая организация самостоятельно. Так, например, дополнительные строки необходимы в случаях, когда не только следует отразить продолжительность рабочего дня (смены), но и указать, что определенная часть рабочего дня (смены) отработана в ночное время, сверхурочно.
Целесообразно внести в Табель дополнительные строки для отражения времени, фактически отработанного работником на работах с тяжелыми, вредными и (или) опасными условиями труда. В частности, это поможет более точно определить и подтвердить стаж работника, дающий ему право на получение дополнительного отпуска за работу в указанных выше условиях. В счет времени, проработанного во вредных условиях труда, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, предусмотренного для работников данного производства, цеха, профессии или должности (п. 12 Инструкции о порядке применения Списка, утверждений постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 № 273/П-20; см. с. 211).
В основной строке Табеля при этом можно проставлять общую продолжительность рабочего времени (т.е. времени, в течение которого работник выполнял свои трудовые обязанности), а в дополнительной строке — время работы тяжелых, вредных и (или) опасных условиях труда. При необходимости могут быть использованы дополнительные условные обозначения для отражения в Табеле необходимой информации.
Например, работодатель вправе ввести соответствующее обозначение для чтобы отражать в Табеле опоздание на работу, уходы с работы до окончания рабочего дня. Хотя, в этих случаях логичнее просто отражать в табеле количество фактически отработанных часов за вычетом времени, пропущенного в связи с опозданием на работу и т.п.
К условным обозначениям, утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, не относятся также коды для обозначения времени, отработанного в режиме ненормированного рабочего дня.
Типичные нарушения при учете рабочего времени:
1. Табель не ведется.
2. Табель ведется не в месте фактического выполнения работником трудовых обязанностей.
3. В Табеле не отражаются дни отсутствия работника на рабочем месте в связи с командировкой.
4. В Табеле не отражаются дни отсутствия на рабочем месте работника,
находящегося в отпуске.
5. Табель «закрывается» за несколько дней до окончания месяца.
6. Табель не отражает количество времени, действительно отработанного работником.